Gruppering av områden

För att enklare kunna administrera en organisation och dess enheter så är det möjligt att skapa grupper av dessa. Dessa organisatoriska grupper kallar vi i Prorenata Journal för Områden. Exempel på en sådan indelning kan vara på:

  • Skolnivå såsom Förskola, Grundskola, Gymnasium och Komvux
  • Skolområde såsom stadsdel eller region

Definiera ett område

Du som är administratör kan definiera er organisations områden och deras namn genom att navigera till Din organisation -> Organisationsöversikt -> Inställningar -> Områden

Du lägger till ett nytt område genom att:

  1. Klicka på knappen Nytt område
  2. Ange namnet på området
  3. Spara

Ska_rmavbild_2021-02-19_kl._08.31.45.png

 

Sortera områden

Du kan ändra i vilken ordning era områden visas genom att klicka på pilarna till vänster om det område du vill flytta.

Ska_rmavbild_2021-02-19_kl._08.37.09.png

 

Redigera ett område

Du kan uppdatera namnet på ett område genom att öppna hanteringsmenyn och klicka på Redigera område.

Ska_rmavbild_2021-02-19_kl._10.42.16.png

Ta bort ett område

Du kan ta bort ett område om den inte har någon koppling i systemet t.ex. till enheter och uppdrag. Du tar bort området genom att öppna hanteringsmenyn och klicka på Ta bort område. Bekräfta genom att klicka på Ja, ta bort område.

Ska_rmavbild_2021-02-19_kl._08.39.03.png

 


Koppla en enhet till ett område

När era områden är definierade är det möjligt att koppla en enhet till ett specifikt område. Detta kan du som administratör göra via tabellen i Din organisation -> Skolor. Här kan du läsa mer om hur du redigerar en enhet.

Du öppnar redigeringsdialogen genom att på en specifik enhet öppna hanteringsmenyn och klicka på Redigera skola. Välj ett område i listan Område och Spara.

Ska_rmavbild_2021-02-19_kl._08.12.18.png

Nu är enheten kopplad till valt område, vilken kan användas vid t.ex. uppdragshantering och funktionsbrevlåda (se längre ner på denna sida). 

Du ser indelningen i tabellen under Din organisation -> Skolor och på varje enskild enhet kan användare se vilket område som enheten tillhör.

Ska_rmavbild_2021-02-19_kl._10.00.02.png

 

Koppla ifrån en enhet från ett område

Du som administratör kan koppla ifrån en enhet från ett område genom att navigera till redigeringsdialogen för den specifika enheten och i listan Område välja alternativet Övriga och klicka på Spara.

Nu är enheten inte längre kopplad till ett område och ingår inte längre på de ställen där området används t.ex. vid uppdragshantering och funktionsbrevlåda.

 


Användning av områden vid uppdragshantering

När era områden är definierade och har koppling till specifika enheter så är det möjligt att använda dessa vid uppdragstilldelning (ej via användarimport). För att kunna skapa uppdrag så krävs det att du minst är en underadministratör för din organisation. Här kan du läsa mer om uppdragshantering.

 

När ett nytt uppdrag ska skapas för en användare så väljer du först användarroll och sedan för att lägga till enheter väljer du det område/områden som användaren ska ha uppdrag på. Klicka på Ok när inställningen är klar.

Ska_rmavbild_2021-03-03_kl._16.33.39.png

Observera att inga enheter behöver väljas då dessa ingår i valt område. Ytterligare enheter väljs endast om användaren ska ha uppdrag på några övriga enheter (som inte är kopplade till valt område).

Uppdrag kopplat till ett område följer områdets uppsättning av enheter vilket innebär att om någon ny enhet läggs till i området eller kopplas ifrån så uppdateras användares uppdrag och deras tillgång/behörighet till enheten ändras.

 


Användning av områden i funktionsbrevlåda

Det är möjligt att använda områden i funktionsbrevlådor för att minimera risken att fel enhet väljs i kontaktformuläret, men även för att underlätta konfiguration och administration av funktionsbrevlådorna. Här kan du läsa mer om funktionsbrevlåda.

När en funktionsbrevlåda är kopplad till olika områden kommer det visas ett extra fält i kontaktformuläret där den externa användaren först får välja vilket område och sedan vilken enhet i det valda området som informationen ska rikta sig till.

Ska_rmavbild_2021-02-23_kl._13.23.32.png

 

Du som är administratör kan via en översikt se vilka områden en funktionsbrevlåda är kopplad till genom att navigera till Din organisation -> Organisationsöversikt -> Funktionsbrevlådor. För att se vilka enheter som ingår i ett område så för du muspekaren över områdets namn.

Ska_rmavbild_2021-02-23_kl._13.28.12.png

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan