Gallring

Via modulen Gallring kan du som är administratör gallra data (radera data) för olika datatyper i Prorenata Journal som t.ex. anteckningar, ärenden, protokoll m.m. enligt organisationens uppsatta gallringsregler. För att kunna konfigurera och utföra gallring behöver du ha organisationsbehörigheten Administratör.

Om du vill aktivera modulen för din organisation eller har frågor kring gallring kontakta Prorenata support

Obs! När gallring har genomförts kan detta inte ångras, var därför mycket noggrann innan en gallring genomförs. 

 

Den uppsättning av regler som ska gälla för er organisations gallringsprocess konfigureras med hjälp utav en kundansvarig eller support. Exempel på gallringsregler är:

  • Gallra äldre än 10 år
  • Gallra äldre än 6 månader
  • Gallra aldrig

Det är möjligt att sätta gallringsregler kopplat till antal år, månader, veckor, dagar eller att en viss typ av data aldrig ska gallras. Gallringsregeln utgår från datatypens skapande datum.

 

 


Hur konfigurerar jag gallringsregler?

  1. Navigera till Din organisation->Organisationsöversikt->Gallring. 
  2. Första fliken Gallringsordrar visar en översikt över skapade och utförda gallringsordrar. 
  3. Konfiguration av gallringregler görs på flikarna Generella och respektive flik motsvarande dokumentationsmapp.

Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._13.22.16.png

Generella gallringsregler 

Fliken Generella visar gallringsregler för datatyper som inte är kopplade till en dokumentationsmapp.

Organisationens standard: Ange vilken gallringsregel som ska gälla som den övergripande regel som gäller för alla datatyper.  

Ange eventuella övriga gallringsregler som ska gälla för specifika generella datatyper.Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._13.40.46.png

Generella datatyper som kan gallras och där man kan sätta specifik gallringsregel är:

  • Besöksloggar
  • Fildelningar
  • Händelseloggar
  • Journalarkiv
  • Journalkopior (*läs mer nedan när det gäller gallring av journalkopior) 
  • Kalenderhändelser
  • Meddelanden (E-post)
  • Meddelanden (Konversationer)
  • Meddelanden (Personlig brevlåda)
  • Meddelanden (SMS) 
  • Minnesanteckningar
  • Post-It-lappar
  • Rapporter
  • Serverloggar
  • Ändringsloggar
  • Meddelanden (Funktionsbrevlåda)

Lägga till undantag för specifika funktionsbrevlådor

För meddelanden i funktionsbrevlådor kommer organisationens standard att användas. Det går dock att lägga till undantag per funktionsbrevlåda om en annan gallringsregel ska gälla för den specifika brevlådan. 

Du lägger till undantag genom att:

  1. Välja funktionsbrevlåda i listan
  2. Klicka på Lägg till undantag
  3. Välja gallringsregel för brevlådan
  4. Klicka på Spara

Ta bort undantag för specifika funktionsbrevlådor:

Om du vill ta bort ett uppsatt undantag för en brevlåda så klickar du på minustecknet och sparar vilket gör att brevlådan återigen kommer använda organisationens standard och dess uppsatta gallringsregel.

Gallringsregler för dokumentationsmappar

Gallringsregler för dokumentationsmappar konfigureras under respektive flik (motsvarar organisationens dokumentationsmappar). 

Dokumentationsmappens standard: Ange den generella gallringsregeln som ska gälla för dokumentationsmappen. Här kan man ange Använd organisationens standard om den gallringsregeln även ska användas för dokumentationsmappen.

Ange eventuella andra gallringsregler som ska gälla för specifika datatyp för dokumentationsmapp. 

Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._13.43.02.png

Datatyper kopplat till dokumentationsmappar som kan gallras och där man kan sätta en specifik gallringsregel är:

  • Bevakningar
  • Enkätsvar
  • Gruppanteckningar
  • Upplysningar
  • Varningar 
  • Anteckningar
  • Ärenden
  • Protokoll 

Lägga till undantag för anteckningar

För datatypen Anteckningar (baserat på anteckningsmall) kommer dokumentationsmappens standard att användas. Det går dock att lägga till undantag per anteckningsmall om en annan gallringsregel ska gälla för anteckningar kopplade till vald anteckningsmall.  

Du lägger till undantag genom att:

  1. Välja anteckningsmall i listan
  2. Klicka på Lägg till undantag
  3. Välja gallringsregel för anteckningsmallen
  4. Klicka på Spara

Ta bort undantag för specifika anteckningsmallar

Om du vill ta bort ett uppsatt undantag för en anteckningsmall så klickar du på minustecknet och sparar vilket gör att anteckningsmallen återigen kommer använda dokumentationsmappens standard och dess uppsatta gallringsregel.

 

Lägga till undantag för ärenden

För datatypen Ärenden (baserat på ärendetyp) kommer dokumentationsmappens standard att användas. Det går dock att lägga till undantag per ärendetyp om en annan gallringsregel ska gälla för ärenden kopplade till vald ärendetyp.  

Du lägger till undantag genom att:

  1. Välja ärendetyp i listan
  2. Klicka på Lägg till undantag
  3. Välja gallringsregel för ärendetypen
  4. Klicka på Spara

Ta bort undantag för specifika ärendetyper

Om du vill ta bort ett uppsatt undantag för en ärendetyp så klickar du på minustecknet och sparar vilket gör att ärendetypen återigen kommer använda dokumentationsmappens standard och dess uppsatta gallringsregel.

 

Lägga till undantag för protokoll

För datatypen Protokoll (baserat på protokolltyp) kommer dokumentationsmappens standard att användas. Det går dock att lägga till undantag per protokolltyp om en annan gallringsregel ska gälla för protokoll kopplade till vald protokolltyp.  

Du lägger till undantag genom att:

  1. Välja protokolltyp i listan
  2. Klicka på Lägg till undantag
  3. Välja gallringsregel för protokolltypen
  4. Klicka på Spara

Ta bort undantag för specifika protokolltyper

Om du vill ta bort ett uppsatt undantag för en protokolltyp så klickar du på minustecknet och sparar vilket gör att protokolltypen återigen kommer använda dokumentationsmappens standard och dess uppsatta gallringsregel.

 

Gå igenom samtliga dokumentationsmappar i organisationen och kontrollera/lägg till gallringsregler.  

Klicka på Spara för att spara alla gallringsregler.

 


Hur utför jag gallring? 

När gallringsreglerna är konfigurerade och du vill utföra en gallring så börjar du med att skapa en gallringsorder. 

Gå till fliken Gallringsordrar och klicka på knappen Skapa ny gallringsorder.

Ska_rmavbild_2021-02-09_kl._09.36.21.png

I den efterföljande dialogen klickar du på knappen Skapa gallringsorder för att påbörja hämtning av data som ska gallras. 

Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._13.47.05.png

Om hämtning av data tar lång tid så är det möjligt att stänga ner nedanstående dialog och fortsätta gallringsprocessen senare. 

Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._13.49.42.png

Om du valt att stänga dialogen så kan du öppna din skapade gallringsorder igen via översiktstabellen av gallringsordrar (klicka på Uppdatera om ordern inte visas i tabellen eller för att uppdatera statusen).

Du öppnar din order genom att klicka på raden för gallringsordern i tabellen.

Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._13.51.27.png

Bekräfta och utföra gallring

När en gallringsorder är skapad visas en sammanställning av den data som kommer att gallras och vilka gallringsregler som används (gallringsreglerna som använts visas längst ner i dialogen, så scrolla i dialogen för att se informationen). Observera att gallringen är baserad på den data som gallringsordern hämtade när den skapades. 

Klicka på Bekräfta gallring.

Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._14.04.31.png
I nästa steg måste du ange ditt lösenord och klicka på
Bekräfta gallring.

Observera att efter detta steg kommer data att raderas.

Ska_rmavbild_2021-01-29_kl._16.18.43.png

Gallringen startas, denna dialog kan stängas ner då gallringen fortsätter i bakgrunden.
Ska_rmavbild_2021-01-29_kl._16.28.18.png

Om du valt att stänga dialogen så kan du nu se status för gallringsordern igen via översiktstabellen av gallringsordrar, klicka på Uppdatera om ordern inte visas i tabellen och för att uppdatera status. Statusen kommer nu vara Initierad vilket innebär att gallringen är påbörjad men inte slutförd. 

Ska_rmavbild_2021-01-29_kl._16.28.34.png

 

Om gallringsordern inte kan utföras just nu (kan vara p.g.a. att annan organisation utför gallring samtidigt) så kommer ett meddelande visas om att gallringsordern står i kö. Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._14.07.15.png

Gallring utförd 

När gallringen är klar kommer administratörer och produktägare i er organisation att få ett e-post meddelande om att en gallring är slutförd.

Du öppnar din order genom att klicka på orderraden i tabellen.

En sammanställning på vad som gallrats visas:
Ska_rmavbild_2021-02-08_kl._14.54.53.png

 

Om någon post inte kunde gallras visas en varning om detta med en länk för att meddela vår support. E-post meddelandet ni skickar in kommer innehålla gallringsorderns id som underlättar felsökning så att ni snabbt kan få information om vilka poster i ordern som inte kunde gallras och varför. 

Ska_rmavbild_2021-02-09_kl._09.41.49.png

 

Ta bort gallringsorder

Det är möjligt att ta bort en skapad gallringsorder som ännu inte har gallrat data. Detta gör du genom att öppna ordern (klicka på raden för gallringsordern i tabellen) och klicka på Ta bort, bekräfta genom att klicka på Ja, ta bort. 

Ska_rmavbild_2021-02-05_kl._10.50.27.png

 


Översikt över gallringsordrar 

Fliken Gallringsordrar visar en översikt över de ordrar som skapats och genomförts i organisationen. 

För att se information om en specifik order klickar du på orderraden i tabellen.

Ska_rmavbild_2021-02-09_kl._09.43.10.png

Beskrivning av status på gallringsorder:

Status 

Beskrivning

Skapar

Gallringsordern skapas
Gallringsorder giltig Första steget i gallringsprocessen utfört sammanställning av data som ska gallras är slutförd. Nästa steg är att utföra gallring. 
Gallringsorder ogiltig  
Gallringsorder i kö Gallringsordern är i kö, kommer att startas automatiskt 
Initierad Gallring har påbörjats, dvs data håller på att raderas
Gallring lyckades  En gallring är slutförd utan några anmärkningar
Gallring lyckades (x varningar) En gallring är slutförd men innehöll varningar om att några poster inte kunde gallras.
Gallring misslyckades Gallring misslyckades

 

________________________________________________________

*) Gallring av journalkopior:

Viktigt att notera när det gäller gallring av journalkopior är att för komplett gallring kopplat till införda kopior krävs det en kombination av gallringsregler för datatyp journalkopia och datatyperna anteckningar, upplysningar och varningar (via regler inom specifik dokumentationsmapp).

För journalkopior skickade mellan organisationer gäller: 

  • Om den organisation som skickat journalkopian utför gallring så kommer endast journalkopian från organisationen som skickat att gallras. Ingen data raderas från den organisation som mottagit journalkopian. 
  • Om den organisation som mottagit en journalkopia utför gallring kommer gallringen även att radera den skickade journalkopian (ej original-anteckningar, upplysningar, varningar) hos organisationen som skickat journalkopian. 

 

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan