Arbeta med utskriftsmallar

I Prorenata Journal finns stöd för att arbeta med utskriftsmallar för anteckningar skapade med en anteckningsmall. För att hantera och skapa utskriftsmallar behöver du ha organisationsbehörighet Administratör eller Underadministratör i Prorenata Journal. Vi rekommenderar att du använder dator vid arbete med utskriftsmallar då alla funktioner inte stöds fullt ut för iPad. Här kan du se ett exempel på hur du skapar en utskriftsmall.

 

När man skriver ut anteckningar från Prorenata Journal kan man vilja formatera innehållet så att det passar mottagarens behov. Då använder man sig av utskriftsmallar, som är kopplade till anteckningsmallen. Denna artikel kommer gå genom hur du som administratör/underadministratör kan redigera, lägga till och ta bort utskriftsmallar för din organisation.

Notera: Har du äldre utskriftsmallar i systemet är det inte säkert att samtliga stöds av redigeraren. Du kan enklast se vilka utskriftsmallar som stöds av den nya redigeraren i listan med anteckningsmallar i Mallverktyget. Namnen på de utskriftsmallar som du kan hantera syns som länkar i kolumnen "Utskrifter". Du kan även se utskriftsmallarna som stöds av den nya redigeraren på översikten över utskriftsmallar (läs mer under “Så fungerar redigering av utskriftsmallar”).


Så fungerar redigering av utskriftsmallar

Navigera till redigeraren

Det är bara användare som har behörighet administratör eller underadministratör som kan redigera utskriftsmallar. Man kan komma till redigeraren av utskriftsmallar på några olika sätt i Prorenata Journal.

  • Gå till Din organisation -> Organisationsöversikt -> Anteckningsmallar. Klicka på knappen Öppna utskriftsverktyg.
  • På sidan Din organisation -> Organisationsöversikt -> Anteckningsmallar kan du i kolumnen för utskriftsmallar klicka på en mall för att öppna den i redigeraren. Notera att det kan finnas äldre utskriftsmallar som inte stöds av den nya redigeraren, dessa är inte klickbara och öppnar inte redigeraren när man klickar på dem.

Redigeraren öppnas i ett nytt fönster eller flik i webbläsaren. För att återgå till Prorenata Journal, stäng fönstret/fliken.

Översikt

Om du kommer till redigeraren från Din organisation -> Organisationsöversikt -> Anteckningsmallar -> Öppna utskriftsverktyg kommer du först till översikten. Här kan du se alla aktiva utskriftsmallar, publicerade och utkast, för din organisation. De utskriftsmallar som är publicerade kan användare i systemet använda när de vill skriva ut en anteckning.

Överst finns en knapp för att skapa en ny utskriftsmall.

Längst ner på sidan kan du komma till arkiverade utskriftsmallar. Dessa syns inte för användarna i Prorenata Journal.

Arkivera och återställa en utskriftsmall

  1. På översikten över utskriftsmallar markerar du den eller de utskriftsmallar du vill arkivera genom att klicka på checkboxen på raden.
  2. Överst i tabellen dyker knappen Arkivera upp. Klicka på denna för att arkivera utskriftsmallen.

För att återställa utskriftsmallen gör du på samma sätt fast från sidan för arkiverade utskriftsmallar. 

Skapa en utskriftsmall

Här kan du se ett exempel på en utskriftsmall och följa steg-för-steg beskrivning hur den skapades. Exempel på en utskriftsmall

Skapa en ny utskriftsmall från Mallverktyget

Du kan skapa en utskriftsmall direkt från listan med anteckningsmallar i Mallvertyget i Prorenata Journal. Klicka på den blå pilen längst till höger och välj Skapa utskriftsmall - då kommer du direkt till redigeraren med anteckningsmallen vald.

Skapa en ny utskriftsmall från från översikten i redigeraren

Om du på översikten för utskriftsmallar klickar på Ny utskriftsmall så sker följande:

  1. Välj om du vill kopiera en befintlig utskriftsmall att utgå från eller om du vill börja från början baserad på en anteckningsmall.
  2. Väljer du att basera utskriftsmallen på en anteckningsmall får du välja vilken anteckningsmall du vill utgå från.
  3. Redigeraren öppnas.

Redigera en utskriftsmall

Redigerarens huvuddelar

Överst i redigeraren ligger sidhuvudet. Här kan du se

  • Utskriftsmallens namn (som visas för användaren som ska skriva ut)
  • En länk till den kopplade anteckningsmallen (tar dig till anteckningsmallen i Prorenata Journal)
  • En knapp för att förhandsgranska utskriftsmallen
  • En knapp för att spara utskriftsmallen
  • En knapp för att publicera eller avpublicera utskriftsmallen
  • En länk till översikten med aktiva utskriftsmallar 
  • En länk tillbaka till Prorenata Journal.

I det vänstra sidofältet finns en lista över de radmarkörer som är tillgängliga för den anteckningsmall som utskriftsmallen är kopplad till. Radmarkörerna används för att hämta information från raderna i anteckningsmallen. Här kan du också välja att ändra den anteckningsmall som är kopplad till utskriftsmallen.

Mitt på sidan ser du själva redigeraren som visar ungefär hur utskrifterna kommer se ut. Här redigerar du hur du vill att mallen ska se ut. Överst ser du utskriftsmallens sidhuvud och längst ner dess sidfot.

Sektioner

Du redigerar utskriftsmallens utseende genom att lägga till och arrangera olika sektioner. Du kan ändra ordningen av sektionerna genom att klicka och dra plustecken-ikonen till höger om sektionen. För att ta bort en sektion klickar man två gånger på papperskorgen till höger om sektionen.

Lägg till en ny sektion genom att klicka på Lägg till sektion längst ner i redigeraren.

Det finns följande sektioner:

  • Rubrik
  • Underrubrik
  • Textruta
  • Tabell
  • Sidbrytning - ser till att efterföljande block kommer överst på nästa sida i utskriften.
  • Tomrum - skapar en tom yta som du kan justera storleken på.

Innehållet i de flesta sektionerna redigerar du genom att klicka och skriva direkt i sektionen. Du kan också dra in radmarkörer från det vänstra sidofältet.

Radmarkörer

För att placera information från anteckningen i utskriftsmallen använder man sig av radmarkörer. Radmarkören lägger sig som en platshållare i utskriftsmallen och ersätts med innehållet i raden från den anteckning som användaren skriver ut. Om raden en radmarkörer representerar är tom i anteckningen, kommer det även att bli tomt i utskriften.

I det vänstra sidofältet ser du en lista med de radmarkörer som är tillgängliga från den anteckningsmall som utskriftsmallen är kopplad till. En radmarkör motsvarar en rad i anteckningsmallen. Nedanför anteckningsmallens unika radmarkörer kan du även se övergripande radmarkörer och välja att lägga till fler övergripande radmarkörer. Dessa representerar mer generell information som detaljer om organisationen, eleven eller användare i systemet. Några radmarkörer syns från start och fler kan väljas med menyn i listan.

För att lägga till en radmarkör i redigeraren drar du den från listan till den plats du vill ha den.

Notera: Om du ändrar vilken anteckningsmall en utskriftsmall är kopplad till kan vissa radmarkörer sluta att fungera. Dessa är då markerade med en varningssymbol. Åtgärdas inte dessa kommer utskrifterna eventuellt inte blir som man har tänkt sig.

Tabeller

Sektionen tabell skapar en tabell med två rutor.

Du kan flytta rutorna genom att klicka och dra kors-ikonen som syns när du för musen över en ruta. Drar du rutan till papperskorgen som dyker upp nedanför tabellen när du drar tar du bort rutan. Klicka på Lägg till rad för att skapa en ny rad i tabellen.

Justera rutornas storlek genom att dra i rutans högerkant. Du kan som mest ha 6 rutor på en rad. Det måste finnas tomt utrymme på raden för att du ska kunna göra rutan större.

Sidhuvud och sidfot

Beroende på hur er organisation är konfigurerat kan det finnas fler sidhuvuden och sidfötter att välja mellan. Till höger om redigeraren finns överst en meny där man anger sidhuvudsmall och längst ner anger man sidfotsmall. Dessa ser likadana ut på samtliga sidor som skrivs ut med utskriftsmallen.

Sidhuvud och sidfot är konfigurerade av Prorenata. Vill du göra ändringar i dessa (t.ex. ställa in vilka som ska vara förvalda) behöver du kontakta support@prorenata.se

Byta namn på en utskriftsmall

  1. Öppna utskriftsmallen i redigeraren
  2. Klicka på utskriftsmallens namn längst upp på sidan för att redigera det.
  3. Klicka på spara för att spara utskriftsmallen

Koppla en utskriftsmall till en annan anteckningsmall

Överst i listan i det vänstra sidofältet kan du välja att ändra vilken anteckningsmall utskriftsmallen ska vara kopplad till. Gör du så ändras vilka radmarkörer som är tillgängliga.

Notera: Om du ändrar vilken anteckningsmall en utskriftsmall är kopplad till kan vissa radmarkörer sluta att fungera. Dessa är då markerade med en varningssymbol. Åtgärdas inte dessa kommer utskrifterna eventuellt inte blir som man har tänkt sig.

Vill du använda en utskriftsmall till flera anteckningsmallar kan du istället skapa en kopia av utskriftsmallen och koppla den till aktuell anteckningsmall.

Vanliga frågor

Jag ser namnet på en utskriftsmall i min lista med anteckningsmallar men redigeraren öppnas inte när jag klickar på den.

Äldre utskriftsmallar eller väldigt speciella utskriftsmallar är gjorda i ett system som inte stöds av redigeraren. Vill du ändra i dessa behöver du kontakta support@prorenata.se.

Vissa av mina radmarkörer i redigeraren är orangea och när jag skriver ut ser jag dem inte?

Orangea radmarkörer med en varningssymbol indikerar att radmarkören motsvarar en rad i anteckningsmallen som inte finns. Det kan bero på att utskriftsmallen kopplats till en annan anteckningsmall eller att anteckningsmallen har redigerats och raden plockats bort. Ersätt radmarkören i utskriftsmallen med korrekt radmarkör från det vänstra sidofältet för att åtgärda problemet.

Förhandsgranskningen stämmer inte överens med det jag ser i redigeraren.

Redigeraren ger en förenklad bild av hur det kan se ut när man skriver ut. Vid utskrift kan det tillkomma detaljer som andra typsnitt eller ramar runt tabeller. Detta beror på hur er organisation är konfigurerad. Förhandsgranskningen visar utskriften med dessa ändringar applicerade och ger därför en bättre bild av slutresultatet.

Kan jag lägga in ett adressfält anpassat till ett fönsterkuvert?

I dagsläget stödjer vi inte detta i redigeraren. Vill du lägga in adressfält anpassat till ett fönsterkuvert kan detta göras som beställning i det äldre verktyget genom att kontakta support@prorenata.se.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan