Användning av bevakningar som väntelista

I Prorenata Journal kan man använda bevakningar som ett planeringsverktyg genom att t.ex. skapa bevakningar för att i ett senare skede kunna konvertera dessa till en kalenderaktivitet på valt datum och tid.

För att kunna konvertera (ta bort bevakning och skapa en kalenderaktivitet) för andra användares bevakningar krävs följande behörigheter:

  • Rätt behörighetsnivå för att hantera och ta bort andra användares bevakningar, även privata. Nivåerna är administratör, underadministratör eller medlem.
  • Rätt behörighetsnivå för att se flikarna “Allas bevakningar” och “ Allas avklarade bevakningar” i Listor & Tabeller. Denna inställning bör helst ha samma behörighetsnivå som ovan punkt då det är denna lista som tydligast visar kommande bevakningar.
  • Skrivrättighet till den andra användarens kalender.
  • Skrivrättighet till den dokumentationsmapp som bevakningen är kopplad till.

Om du behöver ha ovanstående funktionalitet kontakta i första hand din administratör.

Dina egna bevakningar har du alltid behörighet att konvertera till en kalenderaktivitet.

 


 

Boka andra användares bevakningar i kalendern

För att boka andra användares bevakningar i kalendern krävs minst skrivrättighet i dennes kalender och minst läsrättighet till den dokumentationsmapp som bevakningen är kopplad till. Rekommendationen är dock att den person som ska sköta bokningar från annan användares bevakningslista till kalender har alla behörigheter som krävs för att kunna konvertera bevakningar till kalenderaktiviteter (se ovan).

 

Bokning

För att boka andra användares bevakningar till kalenderaktiviteter navigerar du till Listor & Tabeller-Bevakningar-Allas bevakningar. Välj vilken ansvarig användares bevakningar du vill se i listan eller gör ytterligare filtreringar t.ex. inom vilken tidsperiod som bevakningarna ska vara avklarade eller bevakningar utan datum. Öppna funktionsmenyn på den bevakning du vill boka i kalender genom att klicka på pilen till höger på aktuell rad och välj “Boka i kalender”.

Ska_rmavbild_2020-04-01_kl._13.35.53.png

I bokningsdialogen som öppnas är information från bevakningen ifylld i relaterade fält. Om du inte har rätt att ta bort bevakningen kommer den checkrutan vara inaktiv.

Ska_rmavbild_2020-04-01_kl._13.39.06.png

Klicka på spara och du kommer att se en notifiering i nedre vänstra hörnet att händelsen är skapad i ansvarig användares kalender. Observera att bevakningen ligger kvar i listan över bevakningar och om bevakningen skapats med ett avklaras senast datum visas nu både en tidsatt kalenderaktivitet samt en bevakning i heldagsvyn i den ansvariges kalender. Så om ni enbart vill kunna boka och inte konvertera andra användares bevakningar till kalenderaktiviteter är rekommendationen att inte sätta något avklaras senast datum på era bevakningar (troligtvis specifika bevakningar med en viss kategori). Detta kräver dock att ni har användare som aktivt går igenom bevakningslistan och bokar in dessa i kalendern och ändrar status på bevakningen till avklarad.

 

Konvertering (Rekommenderad)

För att konvertera andra användares bevakningar till kalenderaktiviteter navigerar du till Listor & Tabeller-Bevakningar-Allas bevakningar. Välj vilken ansvarig användares bevakningar du vill se i listan eller gör ytterligare filtreringar t.ex. inom vilken tidsperiod som bevakningarna ska vara avklarade eller bevakningar utan datum. Öppna funktionsmenyn på den bevakning du vill boka i kalender genom att klicka på pilen till höger på aktuell rad och välj “Boka i kalender”. 

Ska_rmavbild_2020-04-01_kl._13.48.07.png

I bokningsdialogen som öppnas är information från bevakningen ifylld i relaterade fält. Checkrutan för att ta bort bevakningen vid skapandet av kalenderaktiviteten är ikryssad och när du väljer att spara bokningen kommer du se en notifiering i nedre vänstra hörnet att händelsen är skapad i ansvarig användares kalender och att bevakningen är borttagen.

Ska_rmavbild_2020-04-01_kl._13.49.58.png

 


 

Boka eller konvertera egen bevakning i kalendern

För att boka en egen bevakning som en kalenderaktivitet kopplad till datum och tid klickar du antingen på din bevakning i t.ex. den dokumentationsmapp där bevakningen är sparad för att öppna upp en meny där du väljer “Boka i kalender” eller via Listor & Tabeller-Bevakningar-Dina bevakningar.

Ska_rmavbild_2020-04-01_kl._13.52.09.png

Ska_rmavbild_2020-04-01_kl._13.56.34.png

I bokningsdialogen som öppnas är information från bevakningen ifylld i relaterade fält. Kryssa ur checkrutan “Ta bort bevakning” om du inte vill att bevakningen ska tas bort när bokningen sparas.

Rekommendationen är att ta bort bevakningen vid bokning i kalendern då dessa annars ligger kvar som en bevakning i heldagsvyn i kalendern (om bevakning sparats med ett avklaras senast datum) och kvar bland dina bevakningar.

När du väljer att spara bokningen kommer du se en notifiering i nedre vänstra hörnet att händelsen är skapad i ansvarig användares kalender och om du valt att ta bort bevakningen visas även detta.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan