Kopieringslistor - skicka flera journalkopior

Obs! Att skicka och ta emot digitala journalkopior i Prorenata Journal är endast möjligt mellan Prorenata-användare.

För att kunna skicka och ta emot journalkopior måste funktionen vara påslagen i er organisation samt vara aktiverad för de yrkesroller som ska ha möjlighet att hantera journalkopior. För att slå på funktionen kontakta Prorenata support. Kopieringslistor - möjlighet att skicka flera journalkopior i samma sändning finns tillgängligt för alla som redan har journalkopiering aktiverat för sin organisation. Observera att om du har anteckningar via läslänkar i dokumentationsmappen, måste du skapa journalkopia per enhet, dvs. informationen från läslänkar följer inte med journalkopian.

Varje skola/mottagning i Prorenata har per dokumentationsmapp en unik journalkopieringskod, denna kod visas på skolan/mottagningen för alla användare som kan ta emot journalkopior i specifika skolan/mottagningen. Journalkopieringskoden eller koderna visas under fliken Översikt på aktuell enhet (skola eller mottagning). Journalkopieringskoden överlämnas till den skola/mottagning som skickar journalen/journalerna.


 Hur du skickar flera journalkopior i en sändning

Du skapar och skickar flera journalkopior i en sändning genom att navigera till Listor & Tabeller och där välja Journalkopior. I den följande vyn väljer du fliken Kopieringslistor som visar de skapade kopieringslistorna med dess innehåll.

För att skapa och skicka journalkopior klickar du på knappen Skicka kopior och väljer i menyn om du vill skapa journalkopior från enskilda elever/patienter eller från skolklasser (om aktuellt).

MultiJournalCopies.png

Dessa val öppnar en guide som leder dig igenom processen för att skapa och till slut skicka journalkopior till mottagare.


 

Från enskilda elever/patienter

Steg 1: Välj dokumentationsmapp

  • Vilken dokumentationsmapp som ska kopieras (visar endast de som tillåter journalkopior)

 

SelectDocFolderMultiJournalCopy.png

Om du vill avsluta guiden klickar du på knappen Avbryt och bekräftar att du vill avsluta guiden genom att klicka på OK. Ingen kopieringslista kommer att sparas. 

Klicka på knappen Filtrera elever/patienter för att gå vidare till steg 2.

 

Steg 2: Filtrera elever/patienter

  • Kryssa i checkruta om du vill inkludera elever/patienter med skyddad identitet
  • Kryssa ur checkruta om du vill exkludera arkiverade elever/patienter

 

FilterPatient_MultiJournalCopy.png 

Klicka på knappen Föregående för att gå tillbaka till steg 1.

Klicka på knappen Välj elever/patienter för att gå vidare till steg 3

 

Steg 3: Välj elever/patienter

  • Sök i sökrutan (t.ex. på namn, personnummer)
  • Markera en elev/patient och klicka på nedåtpil ↓ mellan sökresultat och valda elever/patienter för att lägga till eleven/patienten. Det går att markera flera (håll nere Ctrl-tangent (windows), Command-tangent (Mac) ) och sedan lägga till dessa till valda elever/patienter. För att lägga till alla elever/patienter i sökresultatet, klicka på nedåtpilen ⤓
  • För att ta bort elev/patient från valda, markera de elever/patienter (håll nere Ctrl-tangent (windows), Command-tangent (Mac) ) som ska tas bort och klicka sedan på uppåtpil ↑ eller för att ta bort alla valda, klicka på uppåtpilen ⤒

 

 MultiJournalCopy_SelectPatients.png

Klicka på knappen Föregående för att gå tillbaka till steg 2.

Klicka på knappen Ange kod för att gå vidare till steg 4

 

Steg 4: Ange kod

 

JournalCopy_ShareCode.png

Klicka på knappen Föregående för att gå tillbaka till steg 3.

Klicka på knappen Kontrollera villkor för att gå vidare till steg 5.

 

Steg 5: Kontrollera villkor

  • Ange ett namn för kopieringslistan.
  • Kontrollera att mottagare, mottagarenhet, dokumentationsmapp och valda elever/patienter är korrekta.

 CheckJournalCopies.png

Klicka på knappen Föregående för att gå tillbaka till steg 4.

Klicka på knappen Skapa kopior för att gå vidare till steg 6. (arbetet att skapa journalkopior startar när du klickar på denna knapp)

 

Steg 6: Skapa kopior

  • Visar processen över skapandet av journalkopior

 

CreateJournalCopies.png

CreatedJournalCopies.png

Beroende på antalet journaler som ska kopieras så kan det ta en stund att skapa journalkopiorna. Om du vill fortsätta arbeta i Prorenata journal under tiden journalkopiorna skapas, klicka på Stäng guide. Du får en notis i systemet när dessa är skapade och du kan då återgå till din kopieringslista för att kontrollera och skicka journalkopiorna.

 

Klicka på knappen Kontrollera kopior för att gå vidare till steg 7.

 

Steg 7: Kontrollera kopior

  • Granskning av genererade journalkopior. I kolumnen anmärkning ser du information om eventuella förändringar på respektive journalkopia, exempelvis osignerade eller okopplade anteckningar. Dessa är endast varningar och hindrar dig inte att genomföra sändningen. Kolumnens information är till för att du som avsändare ska kunna verifiera att informationen är korrekt innan du skickar journalkopiorna. I fall någon journalkopia inte kunde skapas så står det "Gick ej att skapa".
  • Klicka på funktionspilen på en aktuell rad för att:

- Förhandsgranska kopia
- Gå till journal
- Ta bort kopia

CheckMultiJournalCopy.png

Klicka på Stäng guide om du vill stänga ner guiden. Du behöver återgå till din kopieringslista för att kontrollera och sedan skicka journalkopiorna.

Klicka på knappen Bekräfta för att gå vidare till steg 8.

 

Steg 8: Bekräfta

  • För att skapa en anteckning om skickad kopia på de aktuella elevernas/patienternas journaler kryssar du i checkrutan och dokumenterar anledning för skickad journalkopia.

 ConfirmMultiJournalCopies.png

Klicka på Stäng guide om du vill stänga ner guiden. Du behöver återgå till din kopieringslista för att skicka journalkopiorna.

Klicka på knappen Föregående för att gå tillbaka till steg 7.

Klicka på knappen Skicka kopior för att skicka journalkopiorna till mottagaren.

SendMultiJournalCopies.png

 

Alla skickade journalkopior finns i den skickade kopieringslistan i fliken Kopieringslistor (Listor & Tabeller-->Journalkopior).

I tabellen finns följande information:

  • Beskrivning 
  • Mottagare: Organisation
  • Mottagare: Enhet
  • Datum skapad
  • Status (Skapar kopior.., Avbruten (timeout), Avbruten (fel), Klar att skicka (alla), Klar att skicka (fel finns), Skickad (alla), Skickad (partiell).

 

StatusSend_MultiJournalCopy.png

Klicka på funktionspilen v vid den aktuella kopieringslistan och välj Visa.

MultiJournalCopy_Show.png

Klicka på funktionspilen på en aktuell rad för att:

- Förhandsgranska kopia
- Gå till journal
- Ta bort kopia

Klicka på Stäng om du vill stänga ner dialogen.


 

Från skolklasser 

Steg 1: Välj dokumentationsmapp

  • Vilken dokumentationsmapp som ska kopieras (visar endast de som tillåter journalkopior).

 

Steg 2: Filtrera elever

  • Kryssa i checkruta om du vill inkludera elever med skyddad identitet
  • Kryssa i checkruta om du vill inkludera arkiverade elever

 

Steg 3: Välj klass

  • Filtrera urvalet genom att välja läsår
  • Sök i sökrutan (t.ex. på skolklass)
  • Markera en skolklass och klicka på nedåtpil ↓ mellan sökresultat och valda skolklasser för att lägga till skolklassen. Det går att markera flera (håll nere Ctrl-tangent (windows), Command-tangent (Mac) ) och sedan lägga till dessa till valda skolklasser. För att lägga till alla skolklasser i sökresultatet, klicka på nedåtpilen ⤓
  • För att ta bort skolklass från valda, markera de skolklasser (håll nere Ctrl-tangent (windows), Command-tangent (Mac) ) som ska tas bort och klicka sedan på uppåtpil ↑ eller för att ta bort alla valda, klicka på uppåtpilen ⤒

 

MultiJournalCopy_SelectSchoolClass.png

  

Steg 4: Ange kod

  • Ange journalkopieringskoden för den vårdenhet som begärt journalkopian.

 

Steg 5: Kontrollera villkor

  • Ett namn genereras för kopieringslistan med de valda skolklassernas namn. Det går att ändra och namnge listan med eget namn.
  • Kontrollera att mottagare, mottagarenhet, dokumentationsmapp och valda skolklasser med dess elever är korrekta.

 

Steg 6: Skapa kopior

  • Visar processen över skapandet av journalkopior

 

Steg 7: Kontrollera kopior

  • Granskning av genererade journalkopior. I kolumnen anmärkning ser du information om eventuella förändringar på respektive journalkopia, exempelvis osignerade eller okopplade anteckningar. Dessa är endast varningar och hindrar dig inte att genomföra sändningen. Kolumnens information är till för att du som avsändare ska kunna verifiera att informationen är korrekt innan du skickar journalkopiorna.
  • Klicka på funktionspilen på en aktuell rad för att:

- Förhandsgranska kopia
- Gå till journal
- Ta bort kopia

Steg 8: Bekräfta

  • För att skapa en anteckning om skickad kopia på de aktuella elevernas journaler kryssar du i checkrutan och dokumenterar anledning för skickad journalkopia.

Klicka på knappen Skicka kopior för att skicka journalkopiorna till mottagaren.

 

 


 

Om du väljer att stänga ner guiden 

Om du väljer att stänga ner guiden från steg 6 och framåt via knappen Stäng guide så hittar du det påbörjade arbetet i fliken Kopieringslistor (Listor & Tabeller-->Journalkopior) i en tabellvy.

I tabellen finns följande information:

  • Beskrivning 
  • Mottagare: Organisation
  • Mottagare: Enhet
  • Datum skapad
  • Status: Skapar kopior.., Avbruten (timeout), Avbruten (fel), Klar att skicka (alla), Klar att skicka (fel finns), Skickad (alla), Skickad (partiell)

Klicka på funktionspilen v vid den aktuella kopieringslistan och välj Granska och skicka för att öppna guiden.

CheckAndSend_copylist.png

Observera att guiden nu endast innehåller steg 6, 7 och 8.


 

Om en eller flera journalkopior inte kunde skapas 

Om en eller flera journalkopior inte kunde skapas kan du välja att:

  • Ta bort den från kopieringslistan. I steget Kontrollera kopior klickar du på funktionspilen på den journalkopia som har anmärkning "Gick ej att skapa" och Ta bort kopia.

 FailedJournalCopy.png

  • Försöka att köra om felaktiga journalkopior genom att stänga guiden (inget av den skapade kopieringslistan försvinner) och genom funktionspilen på den aktuella listan välja Kör endast om felaktiga kopior. Då öppnas guiden återigen från steg 6, 7 och 8 och du kan se om de felaktiga har skapats. 

FailedJournalCopy_2.png

  • Fortsätt guiden genom att klicka på Bekräfta. Om sändningen innehåller journalkopior som inte kunde skapas får du upp följande varningsdialog:

WarningDialog_FailedJournalCopies.png

Klicka på Fortsätt för att skicka de skapade journalkopiorna.

Klicka på Avbryt för att återgå till guiden och ta bort de journalkopior som inte gick att skapa.

 

Om en skickad sändning av en kopieringslista innehöll journalkopior som inte kunde skapas finns listan under status "Skickad (partiell) i tabellen över kopieringslistor. Genom att klicka på funktionspilen på den aktuella listan och på Visa ser du information om sändningen och vilka journalkopior som inte gick att skapa.

FailedJournalCopy_3.png

Om ni har en journalkopia som inte kan skapas kontakta Prorenata Support.

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan