Funktionsbrevlåda

För att kunna arbeta med funktionsbrevlåda måste funktionen aktiveras och konfigureras för din organisation. För att aktivera och konfigurera funktionen kontakta Prorenata support

Konfigurationen består av flera delar bl.a.: 

  • Aktivera funktionen
  • Behörighetskonfiguration för vilka användarroller som ska ha åtkomst till funktionsbrevlådan och olika kontaktformulär
  • Vilka skolor/enheter som kontaktformuläret ska gälla för
  • Konfigurera kontaktformulärets fält. Anteckningsmallar kan användas för konfigurationen (de radtyper som stöds är: Fritext, Kort text, Ja/nej med kommentar, Heltal, Skala, Flerval - välj en, Flerval - välj flera)  

Funktionsbrevlådan är en funktion där organisationen kan ge andra användare än de som finns registrerade i Prorenata Journal möjlighet att skicka in information om elever/patienter/personer till Prorenata Journal, t.ex. EHT-anmälan, anmälan om kränkande behandling. Den externa användaren fyller i ett kontaktformulär som skickas in till Prorenata Journal och visas i en gemensam brevlåda Funktionsbrevlåda. Där kan användare som är registrerade i Prorenata bevaka och hantera inkomna meddelanden. 

Från funktionsbrevlådan kan man föra in meddelandet i:  

  • anteckning i dokumentationsmapp
  • nytt ärende eller befintligt ärende  

Vem som ser meddelanden i funktionsbrevlådan styrs av användarroll och vilka uppdrag användaren har i Prorenata.  

Var kan jag se vilka kontaktformulär organisationen har?

Du som är administratör, gå till Organisationsöversikt och Funktionsbrevlådor. 

Här kan du se länkar till de kontaktformulär som organisationen har. Länkarna kan distribueras (t.ex. via intranät) till de användare utanför Prorenata Journal som man vill ska fylla i kontaktformuläret. Här ser du även vilka skolor/enheter kontaktformulären gäller för samt vilka användarroller som kan se inkommande meddelanden i funktionsbrevlådan.   

Ska_rmavbild_2019-08-15_kl._13.26.27.png

Exempel på kontaktformulär: 
Ska_rmavbild_2019-06-24_kl._13.38.40.png

Var ser jag meddelanden som skickats in via ett kontaktformulär?

Gå till modulen Meddelanden och fliken Funktionsbrevlåda. (För att fliken ska visas krävs att användaren har rätt att se någon funktionsbrevlåda.) Funktionsbrevlådan är gemensam för organisationen och flera användare kan se samma meddelanden. 

Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._08.14.54.png

I funktionsbrevlådan visas meddelanden och filer som skickats in via ett eller flera kontaktformulär från en användare utanför Prorenata Journal. En notifiering skickas via email när det inkommit ett meddelande till funktionsbrevlådan. Det går inte att skicka meddelanden från funktionsbrevlådan utan bara ta emot meddelanden.

Vem kan se meddelanden i funktionsbrevlådan?

Varje kontaktformulär konfigureras för vilka användarroller och vilka skolor/enheter de ska gälla för, de användare med matchande uppdrag kan då se meddelanden som kommer in via dessa kontaktformulär i sin funktionsbrevlåda. Det innebär att olika användare kan se olika meddelanden i funktionsbrevlådan beroende på vilka uppdrag de har. 

Om det finns meddelanden i funktionsbrevlådor som inga användare har åtkomst till kommer ett email att skickas till organisationens administratörer med information om detta. Administratörer kan åtgärda detta genom att tilldela användare uppdrag som gäller för dessa funktionsbrevlådor.

Hur använder jag funktionsbrevlådan?

Gå till Meddelanden och fliken Funktionsbrevlåda.

Räknaren på fliken Funktionsbrevlåda visar hur många ohanterade meddelanden som finns (gäller status Nytt, Tilldelat till annan och Tilldelat till dig).

Vid "Visar sida 1 av X" går det att bläddra mellan sidor och ändra hur många meddelanden som ska visas per sida. 

Ska_rmavbild_2019-04-10_kl._10.08.07.png

Kolumner i listan

Status: Går att filtrera per status och och sortera stigande/fallande i kolumnen. Listan sorteras som standard alltid i nedanstående ordning:

  • Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._11.50.44.pngNytt
  • Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._11.49.30.pngTilldelat till dig
  • Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._11.50.51.pngTilldelat till andra
  • Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._11.51.01.pngHanterat

Ämne: Ämne på ifyllt kontaktformulär, här går det att fritextsöka och sortera kolumnen stigande/fallande

Källa: Vilket kontaktformulär som avses, här går det att filtrera per kontaktformulär och sortera kolumnen stigande/fallande

Avsändare: Extern användare som fyllt i kontaktformulär (ytterligare kontaktuppgifter som emailadress visas om man håller muspekaren över namnet) 

Berörd person: Personens personnummer, namn, skola, klass

Datum: Meddelandets skapade datum

Arbeta med meddelanden

Klicka på funktionsmenyn v (pil nedåt) för att se menyalternativ

Ska_rmavbild_2019-05-08_kl._11.05.17.png

Hur du visar meddelande

Visar meddelandet: 
Ska_rmavbild_2019-05-08_kl._11.06.13.png

Hur du för in i ärende

Befintligt ärende: Föra in meddelandet i befintligt ärende

  1. Dialog visas där du kan söka, filtrera och visa ärenden. (Listan visar enbart ärenden för dina tilldelade skolor/enheter.)
  2. För att välja ärende klicka på ärenderadenSka_rmavbild_2019-05-08_kl._11.36.33.png
  3. Bekräfta införandet i ärendet Ja, för in i ärendet. Här finns också möjlighet att Visa ärendeSka_rmavbild_2019-05-08_kl._11.39.09.png 
    Vid Avbryt kommer man tillbaka till första dialogen och kan välja ett annat ärende 

Skapa ärende: Skapar nytt ärende där meddelandet läggs in som en ärendeanteckning

  1. Välj skola/enhet (visar enbart dina tilldelade skolor/enheter)
  2. Som standard kommer meddelandet att sättas som hanterat, klicka ur bocken om du inte vill att det ska sätta som hanterat. 
  3. Välj ärendetyp
    Ska_rmavbild_2019-05-08_kl._11.42.16.png
  4. Ange information om ev. elev, ärenderubrik, prioritet, status, medlemmarSka_rmavbild_2019-05-08_kl._11.42.59.png
  5. Klicka på Spara.
     

Hur du för in meddelande i dokumentationsmapp 

  1. Välj vilken elev meddelandet ska föras in på. (visar enbart elever/patienter i dina tilldelade skolor/enheter)
    Om personnummer är angett i kontaktformuläret så ger systemet förslag på elev/patient. Om den som fyllt i kontaktformuläret fyllt i fel personuppgifter går det även bra att söka fram annan elev/patient. 
  2. Välj Dokumentationsmapp 
  3. I dialogen som visas är Markera som hanterat förvalt, meddelandet sätts då automatiskt till status Hanterat, vill man inte att ärendet ska få status hanterat klicka ur bocken 
  4. Klicka på Spara

Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._12.00.04.png

Gå till införd anteckning

Om meddelandet är infört i en dokumentationsmapp visas Gå till införd anteckning på menyn.

Gå till infört ärende 

Om meddelandet är infört i ett ärende visas Visa ärende på menyn

Tilldela

Om man är flera personer som ska bevaka och hantera meddelanden i funktionsbrevlådan kan man välja att använda funktionen Tilldela för att markera vem som bör hantera meddelandet, det är inget måste för att kunna hantera meddelanden i funktionsbrevlådan. 

Välj användare som ska tilldelas meddelandet. 

Ska_rmavbild_2019-04-09_kl._11.14.20.png

För att ta bort tilldelad användare, välj det tomma alternativet i listan. 

Observera att den man tilldelar meddelanden INTE får någon notifiering om tilldelningen, utan det blir bara en markering på meddelandet i funktionsbrevlådan. 

Markera som hanterad

Ändrar status till hanterad och visas med en grön bock i listan, Ska_rmavbild_2019-03-27_kl._11.51.01.png. Denna inställning finns även med i dialoger där man för in i dokumentationsmapp eller ärende. 

Markera som ohanterad

Ändrar tillbaka status till den status meddelandet hade innan (ev tilldelad användare finns kvar).

Skriv ut

Skriver ut meddelandet.

Ta bort

Tar bort meddelandet helt.  

Hur gör jag om meddelandet är infört i fel ärende eller dokumentationsmapp?

Om man lagt in meddelandet i fel ärende eller i fel dokumentationsmapp och behöver ändra detta: Gå till patienten eller ärendet. Ta bort anteckningen i dokumentationsmappen eller anteckningen i ärende, då kan man återigen föra in meddelandet i dokumentationsmapp eller ärende. 

Händelselogg

Användarnas aktivitet i funktionsbrevlådan loggas i händelseloggen läs mer här.

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan