Läslänkar

Bakgrund

ProReNata Journal är uppbyggt för att stödja arbete med sekretesskyddad information. Du kan läsa mer om den grundläggande strukturen här. Specifikt för funktionen läslänkar är det viktigt att påpeka att en elev kan förekomma flera gånger med samma personnummer i en organisation, men bara en gång per organisationsenhet (skola). Eleven Tian Tiansson, med personnummer 101010-1010 kan alltså finnas på två olika skolor med olika journaler. Syftet med detta är att kunna skilja journaler åt i enlighet med sekretessen.

Om en kommun till exempel är uppdelad i två nämnder, en för grundskola och en för gymnasieskola så kan samma elev behöva finnas en gång i grundskolan och en gång i gymnasieskolan. Eventuella elevregister-integrationer kan då sättas upp så att eleven inte flyttar över denna gräns utan om eleven slutar grundskolan och börjar i gymnasiet så arkiveras det elevobjekt som ligger i grundskolan och ett nytt skapas i gymnasiet, båda med samma förnamn, efternamn, personnummer, etc, men med sina egna journaler. På så sätt kan man se till att till exempel kuratorsanteckningar eller rektorsanteckningar som gjorts i grundskolan inte automatiskt flyttas över till gymnasiet.

Begränsningen i denna modell är att även om till exempel kuratorsanteckningar och rektorsanteckningar inte ska gå över till gymnasiet, så gäller det kanske inte alla dokumentationsmappar. De medicinska anteckningarna som skolsköterskan gjort i grundskolan ska ofta kunna läsas av gymnasiets skolsköterska. För att kunna se till att skolsköterskan i gymnasiet kan se anteckningar som gjorts av skolsköterskan i grundskolan på samma elev kan man använda läslänkar.

Vad är en läslänk?

En läslänk är en koppling mellan två dokumentationsmappar på två olika elever i systemet som har samma personnummer. Läslänken har följande attribut:

  • Källelev Den elev vars anteckningar ska göras synliga
  • Målelev: Den elev där källelevens anteckningar ska synas
  • Dokumentationsmapp: Den mapp som anteckningarna ska läsas ur och visas i

Läslänken gör så att en användare som går in på målelevens dokumentationsmapp automatiskt får se anteckningar som kommer från källelevens dokumentationsmapp. Dessa anteckningar kommer att synas insorterade med endast läsrättigheter bland övriga anteckningar hos måleleven, markerade med en blå, snedstreckad rand i marginalen.

Exempel

Tydligast blir det nog med ett exempel.

Eleven Lisa Svensson med personnummer 021010-1010 har precis slutat grundskolan och ska börja i gymnasiet i kommunen. I enlighet med kommunens sekretessregler så har elevens journal i grundskolan ("grundskolejournalen") arkiverats och en ny journal har skapats i gymnasieskolan ("gymnasiejournalen") med samma namn och personnummer.  Båda journalerna har flikar för Medicinsk Journal och Kuratorsanteckningar, grundskolejournalens flikar innehåller anteckningar, men gymnasiejournalen är tom.

Kommunens sekretessregler säger att kuratorn i gymnasiet inte har tillgång till kuratorsanteckningar från grundskolan utan samtycke, men den medicinska personalen i gymnasiet ska ha tillgång till den medicinska grundskolejournalen. Administratören sätter därför upp en läslänk som går från grundskolejournalens medicinska flik till gymnasiejournalens medicinska flik. När nu skolsköterskan går in på gymnasiejournalen så ser hon samtliga anteckningar från grundskolejournalens medicinska flik, markerade med en blå, snedstreckad linje i marginalen.

Om grundkolesköterskan gör en ny anteckning i grundskolejournalens medicinska flik så dyker den automatiskt upp i gymnasiejournalen, om en anteckning stryks eller redigeras så återspeglas det också. Gymnasiesköterskan kan inte redigera eller stryka anteckningar från grundskolan, läslänken ger nämligen bara läsbehörighet, men hen kan skriva ut anteckningen och skriva ut hela den medicinska journalen inklusive inlänkade anteckningar.

Gymnasiesköterskan kan givetvis göra en ny anteckning i gymnasiejournalen, den syns tillsammans med de inlänkade anteckningarna i gymnasiejournalen. Grundskolesköterskan ser inte anteckningar som gjorts i gymnasiejournalen eftersom läslänken bara går i en riktning.

Vad visas via en läslänk?

En användare som går in i en dokumentationsmapp som har en inkommande läslänk kan ta del av följande information från källeleven:

  • Anteckningar i motsvarande dokumentationsmapp hos källeleven
  • Upplysningar i motsvarande dokumentationsmapp hos källeleven
  • Varningar i motsvarande dokumentationsmapp hos källeleven

All information kan endast läsas, den kan inte redigeras. Användaren får inte någon övrig tillgång till eleven eller dess skola. Specifikt ges inte tillgång till:

  • Ärenden
  • Bevakningar
  • Klassanteckningar
  • Protokoll

Arbeta med läslänkar

Aktivera funktionen och sätt behörighet

För att kunna använda läslänkar måste funktionen vara påslagen i organisationen och användaren måste ha tillräcklig behörighet. För att kontrollera eller slå på funktionen, gå till Organisationsinställningar, välj fliken moduler och aktivera "Använda läslänkar", här kan du också ställa in vilken behörighet som krävs för att skapa eller ta bort läslänkar under "Minsta behörighet för att hantera läslänkar".

Skapa läslänkar från en elev/patient

Om funktionen är aktiverad och du har tillräckliga behörigheter så kan du skapa en läslänk direkt från den elev som ska användas som källa. Du måste ha tillgång till båda eleverna och båda dokumentationsmapparna för att få lov att skapa läslänken.

  1. Gå till elevens/patientens översiktssida
  2. Välj "Administrera"
  3. Välj "Skapa läslänk"
  4. En dialog öppnas som visar dig alla elever/patienter du har tillgång till med samma personnummer som den elev du står på. Du får också välja dokumentatiosmapp som läslänken ska skapas mellan
  5. Välj "Spara" för att skapa länk

Kontrollera eller ta bort läslänkar från en elev/patient

Du kan se en elevs/patients samtliga inkommande läslänkar (där eleven/patienten är målelev/- patient) och utgående läslänkar (där eleven/patienten är källelev/- patient) på elevens översiktssida i notisfältet. Här kan du också, om du har tillräckliga rättigheter, radera läslänkar.

Översikt över samtliga läslänkar i en organisation

Under "Listor och Tabeller", sektionen "Läslänkar", fliken "Läslänkar för elever/patienter" återfinns samtliga läslänkar som berör elever/patienter som du har tillgång till. Om du har tillräckliga rättigheter kan du också skapa nya läslänkar och ta bort läslänkar här.

Skapa läslänkar för hela skolor/enheter

Ibland kan man behöva skapa läslänkar för samtliga matchande elever i två uppsättningar skolor/enheter. Till exempel läslänkar för den medicinska journalen för samtliga elever som återfinns på både grundskolan och gymnasiet. För att göra detta kan man använda sig av fliken "Skapa läslänkar mellan skolor/enheter" som också återfinns under Listor och Tabeller, sektionen "Läslänkar", men bara för användare med Administratörs-behörighet.

Under denna flik kan man skapa flera läslänkar på en gång genom att klicka på knappen "Skapa läslänkar". En guide kommer då att vägleda dig genom processen i ett antal steg.

  1. Välj källskolor/-enheter, målskolor/-enheter och dokumentationsmapp samt om skapandet ska inkludera elever/patienter med ofullständigt personnummer ("TF-nummer")
  2. Validera ditt val
  3. Skapa läslänkar för den valda dokumentationsmappen mellan samtliga elever/patienter i källskolorna/-enheterna och deras eventuella motsvarande elev/patient i någon målskola/-enhet med identiskt personnummer. Inga läslänkar skapas om en motsvarande länk redan finns.
  4. Du får en rapport över vilka läslänkar som skapats och vilka som eventuellt inte skapats.

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

Artikeln är stängd för kommentarer.
Powered by Zendesk