ProReNata Journal Systemarkitektur

I denna artikel beskrivs hur ProReNata Journal är uppbyggt, som system betraktat. Här kommer vi att gå igenom begrepp som användare, organisationsenhet, dokumentationsmappar, dokumentationsmappar, etc. Vad de representerar och hur de hänger ihop.

Organisationens struktur

Här beskrivs de delar av systemarkitekturen som definierar hur en organisation är uppbyggd och konfigurerad

Organisationen

Varje enskild kund som är upplagd ProReNata Journal representeras av en organisation i systemet. På organisationsnivå görs alla organisationsövergripande inställningar, så som vilka mallar, roller, flikar, etc som ska vara tillgängliga, vilka funktioner som ska användas och hur de ska vara konfigurerade.

Mellan organisationer råder generellt vattentäta skott. Information kan inte gå från en organisation till en annan förutom under vissa speciella omständigheter. Denna åtskillnad mellan organisationer gör att vi kan garantera att en användare från en organisation inte kan komma åt information från en annan, trots att vi använder oss av gemensamma resurser för databas, mm. Principen är densamma som används av till exempel Google för att skilja kunders data trots att man använder gemensamma resurser.

De speciella omständigheter som tillåter informationsöverföring mellan organisationer är framförallt:

  • Journalkopior som explicit skickas från en organisation till en annan
  • Möjlighet att på begäran och med tillåtelse kopiera konfigurationsinformation som mall-inställningar, etc från en organisation till en annan. Detta kan användas om en organisation vill använda sig av en annan organisations konfiguration och den organisationen godkänner detta.

På organisationsnivå bestäms också ett antal grundläggande inställningar som avgör hur dokumentation och sekretess sköts i organisationen, nämligen dokumentationsmappar och användarroller. Utöver det finns ett antal andra inställningar som påverkar hur ProReNata Journal ter sig för användare, såsom anteckningsmallar, mallmenyer, ärendetyper, protokolltyper mm.

Organisationsenheter (Skolor)

Organisationen är uppdelad i organisationsenheter, ofta motsvarar det en skola eller ett rektorsområde, men det kan även vara en mottagning, avdelning eller någon annan typ av enhet. Strukturen i ProReNata Journal är platt, det finns bara en nivå av organisationsenheter. Det kan därför vara meningsfullt att dela upp till exempel en skola i flera organisationsenheter, för att enklare kunna styra sekretessen när man tilldelar uppdrag till användare. Varje elev är kopplad till en organisationsenhet, detsamma gäller till exempel ärenden och protokoll.

Dokumentationsstrukturer

Dokumentationsmappar (flikar)

En dokumentationsmapp är ett sätt att dela in de anteckningar som användare gör på en elev för att kunna styra sekretessinställningar och funktionalitet.

Exempel på dokumentationsmappar är den medicinska journalen, kuratorns anteckningar eller elevakten i en organisation. Typiskt har en organisation så många dokumentationsmappar som behövs för att skilja mellan organisationens yrkeskategorier med sekretessbehov och/eller funktionsbehov samt eventuellt en gemensam dokumentationsmapp (ex Elevakt).

Dokumentationsmappar

Varje elev i en organisation får automatisk en dokumentationsmapp för varje dokumentationsmapp som organisationen har. Konceptuellt fungerar denna mapp som en personakt eller journal för eleven. Varje dokumentationsmapp (och därmed varje dokumentationsmapp i organisationen) visas som en enskild flik på elevsidan, förutsatt att den inloggade användaren har rättighet att läsa den dokumentationsmappn.

Anteckningar

Anteckningen är det grundläggande dokumentet i ProReNata Journal. Den består av ett anteckningshuvud med information om vilken dokumentationsmapp den ligger i, vem som har skrivit den och när, vem som signerat den och när, när händelsen den refererar till inträffade, etc.

Dessutom har den en eller flera anteckningsrader, var och en med en rubrik och en radtyp samt den strukturerade information som användaren valt att spara. Exempel på en radtyper kan vara:

  • Fritext
  • Flerval, välj en
  • Flerval, välj flera
  • Heltal
  • Ja/Nej-fråga
  • Längdmätning
  • Viktmätning
  • Mottagaradress från adressbok
  • Hörselmätning

En anteckning skapas i allmänhet genom att användaren anger en anteckningsmall som bas för anteckningen och sedan fyller i raderna och sparar. Anteckningar är versionshanterade när de signeras så man kan visa tidigare versioner av anteckningen.

Anteckningsmallar

En anteckningsmall är just en mall för hur en anteckning ska se ut. Anteckningar i ProReNata Journal kan vara journalanteckningar, men kan också vara annan strukturerad dokumentation, som ett beslut att upprätta ett åtgärdsprogram, en mötesanteckning för en kurator, ett brev till en vårdnadshavare eller en remiss till BUP. Det mesta som dokumenteras i ProReNata Journal är anteckningar och baserar sig därmed på anteckningsmallar.

En anteckningsmall är ett kraftfullt verktyg för att beskriva vilken typ av information man vill hämta in från användaren och hur den sen ska presenteras. Varje mall består av ett antal mallrader och varje mallrad har en radtyp och radtyps-specifika inställningar (se Anteckningar ovan för några exempel på radtyper).

Genom att konstruera anteckningsmallar som motsvarar verksamhetens behov att spara information strukturerat så kan man skräddarsy ProReNata Journal till att passa specifikt den egna verksamheten. Man kan även till en mall koppla olika typer av utskriftsmallar. Med dessa utskriftsmallar kan man styra hur en utskrift av en anteckning baserad på mallen ska te sig, vilken information som ska hamna var, konstruera en överskådlig layout för utskrift, etc.

En anteckningsmall kan också konfigureras för att arbeta tillsammans med andra anteckningsmallar, till exempel genom att förifylla rader med information från tidigare anteckningar (till exempel senaste angiven diagnos) eller genom att koppla ihop anteckningar med så kallade anteckningslänkar där en anteckning till exempel utgör uppföljningen på en annan anteckning.

Mallmenyer

Mallmenyer används för att samla ihop flera anteckningsmallar och presentera dem för användaren i form av en meny. Denna meny används sedan för att välja en anteckningsmall när användaren trycker på knappen “Ny Journalanteckning” i en elev dokumentationsmapp. En mallmeny kan också innehålla undermenyer, som i sin tur kan innehålla undermenyer, etc. På så sätt kan man bygga ett logiskt träd av anteckningsmallar som användaren kan använda sig av.

Ärenden och Ärendetyper

ProReNata Journal har ett ärendehanteringssystem som är baserat på systemet för dokumentationsmappar, anteckningsmallar och anteckningar. Det finns två typer av grundläggande ärendetyper, elevkopplade och okopplade.

Elevkopplade ärenden kan ses som en mapp med relaterade anteckningar inuti en dokumentationsmapp. Okopplade ärenden är också en mapp, men inte kopplad till någon specifik elev utan ligger direkt under en organisationsenhet. Den är dock alltid kopplad till en dokumentationsmapp som avgör vem som har tillgång till ärendet.

Ärendet har därmed ett antal anteckningar kopplade till sig. Om ärendet är kopplat till en elev så återfinns dessa anteckningar också i elevens dokumentationsmapp. Vilken dokumentationsmapp ärendets anteckningar hamnar i beror på vilken ärendetyp ärendet har och vilken dokumentationsmapp som den ärendetypen i sig är kopplad till.

En ärendetyp avgör alltså vilken dokumentationsmapp ärenden av typen tillhör och därmed vilka användarroller som har tillgång till ärendet. Den avgör också vilken typ av anteckningsmallar som finns tillgängliga för att dokumentera i ärendena genom en utsedd mallmeny.

Användare och användarroller

Användarkonto

Varje enskild användare i ProReNata Journal har ett eget konto. Detta konto är personligt och får endast användas av den personen. Ett användarkonto kan vara aktivt eller inaktivt. Inaktiva konton kan inte logga in, men är fortfarande registrerad i systemet, de tar ingen licens i anspråk och kostar därmed inga pengar.

Varje användarkonto har en behörighetsnivå, som reglerar vilken typ av aktiviteter som användaren får lov att utföra i systemet. De tre behörighetsnivåerna som är definierade i ProReNata Journal är adminstratör, underadministratör och medlem. Vad de olika nivåerna ger tillgång till går att ställa in per organisation, men generellt gäller att administratörer kan slå på och av funktioner och konfigurera systemet, administratörer och underadministratörer kan hantera användare och elevadministration och alla kategorier kan logga in och skriva anteckningar i enlighet med sina uppdrag (se nedan)

Användarroller

En användarroll används för att beskriva hur en kategori användare ska använda systemet. I konfigurationen ingår vilka rättigheter användarrollen ska ge till olika dokumentationsmappar (se nedan), men även till exempel vilka mallmenyer (se nedan) som ska vara tillgängliga för en användare med en viss användarroll när de skriver i en specifik dokumentationsmapp.

Exempel på användarroller är skolsköterska, skolläkare, skolkurator, rektor, etc. Var och en med sina inställningar om vilka dokumentationsmappar de ska komma åt.

Uppdrag

En användare tilldelas en användarroll via ett uppdrag. Uppdraget är en kombination av användarroll och organisationsenhet, till exempel Skolsköterska på Sätraskolan. Användaren som får uppdraget får då de behörigheter som användarrollen ger, på den organisationsenhetens elever.

Uppdrag kan vara tidsbegränsade eller obegränsade i tid. De kan också vara inställda på att gälla samtliga oganisationsenheter i organisationen, motsvarande att man har tillgång som skolsköterska till samtliga skolor i en kommun eller friskolekoncern.

Inställningar för användarroller och dokumentationsmappar

En stor del av anpassningsmöjligheterna i ProReNata Journal finns i kopplingen mellan användarroller och dokumentationsmappar. Det är här man ställer in att en skolsköterska ska ha tillgång till den medicinska journalen eller att rektorn ska ha tillgång till elevakten. Det är också här man ställer in vilka mallmenyer en användare ska ha tillgång till och därmed vilka anteckningsmallar som hon kan använda när hon dokumenterar. På så sätt kan man göra att en rektor har andra anteckningsmallar när hon dokumenterar i kategorin elevakt än vad en skolkurator har.

Kopplingen mellan användarroller och dokumentationsmappar kan illustreras som en tabell, exempelvis så här:

 

Medicinsk journal

Elevakt

Kuratorsakt

Psykologjournal

Skolsköterska

Läs/Skriv

Läs/Skriv

Ingen

Ingen

Skolläkare

Läs/Skriv

Läs/Skriv

Ingen

Ingen

Rektor

Ingen

Läs/Skriv

Ingen

Ingen

Skolkurator

Ingen

Läs/Skriv

Läs/Skriv

Ingen

Skolpsykolog

Ingen

Läs/Skriv

Ingen

Läs/Skriv

Specialpedagog

Ingen

Läs/Skriv

Ingen

Ingen

 

Övriga datastrukturer

ProReNata Journal sparar information i ett antal andra datastrukturer, ett antal relevanta sådana presenteras här.

Post-it-lappar

Varje användare kan ha ett obegränsat antal post-it-lappar. De är personliga, men kan överföras till en annan användare. Post-it-lappar har ingen versionshistorik och är inte kopplade till elever, de är till för tillfälliga arbetsanteckningar som inte är kopplat till en specifik elev och inte ska sparas som dokumentation

Minnesanteckningar

Minnesanteckningar är personliga anteckningar kopplade till en elev. De kan raderas utan spår och är att betrakta som arbetsmaterial. Organisationer som slår på minnesanteckningar gör detta per användarkonto och bör har rutiner för hur man arbetar med minnesanteckningar och vilken typ av information som får skrivas där. Minnesanteckningar är inte kopplade till en dokumentationsmapp, de är helt personliga för varje användare.

Klassanteckningar

En klassanteckning är kopplad en anteckning som görs om en specifik klass. Klassanteckningar är kopplade till en dokumentationsmapp och man kan för varje dokumentationsmapp välja om användarna ska ha möjlighet att göra klassanteckningar eller inte. Användaren kan också ange att klassanteckningen berör elever i klassen och klassanteckningen kommer i så fall att synas i elevens dokumentationsmapp för motsvarande dokumentationsmapp.

Protokoll och protokolltyper

Ett protokoll är en samling protokollpunkter. Varje punkt kan vara kopplad till ett ärende (och ärendet kan i sin tur vara kopplat till en elev). När man skapar ett protokoll så väljer man vilken organisationsenhet protokollet ska ligga på och vilken protokolltyp det ska vara. Protokolltypen avgör vilken dokumentationsmapp som protokollet tillhör och därmed vem som har tillgång till det.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.
Powered by Zendesk