Användargrupper är en funktion som kan användas för att underlätta arbetsflödet när man arbetar med Meddelande, Ärenden och Protokoll. För att ställa in användargrupper går du till Listor & Tabeller. Klicka på Användargrupper.
Hur du skapar en ny användargrupp
Gå till Listor & Tabeller-> Användargrupper -> Ny användargrupp.
När du vill skapa en ny användargrupp klickar du på knappen Ny användargrupp. En dialog öppnas där du fyller i följande information:
Gruppnamn
Beskrivning
Medlemmar
Om du klickar på Välj alla (denna knapp visas inte om er organisation har fler än 50 aktiva användare) kommer du få upp en dialog om antalet medlemmar är fler än 25 och du får där bekräfta om du vill gå vidare med detta antal. Max antal medlemmar som kan ingå i en grupp är 50 stycken.
Observera att du måste lägga till dig själv som medlem i gruppen om du vill ingå i den, det görs inte automatiskt.
Tillgänglighet
Om du vill spara gruppen som en privat, delad grupp (medlemmar i gruppen kan använda den skapade gruppen) eller om hela organisationen ska ha tillgång till användargruppen. Mer information om detta finns längre ner i denna artikel.
Ägare
Användargrupper kan sättas upp som privata grupper, delade grupper och organisationsgrupper.
Privata grupper - Dessa grupper är endast tillgängliga att användas för den som skapat/äger gruppen samt en administratör.
Delade grupper - Dessa grupper är tillgängliga att användas för alla medlemmar i gruppen, dock endast redigeras av den som äger gruppen samt en administratör.
Organisationens grupper - Dessa grupper är tillgängliga att användas för hela organisationen, dock endast redigeras av en administratör.
Andras privata grupper - En administratör har tillgång att se och redigera andras privata grupper.
Så här ser det ut när du vill använda dig av användargrupperna för att skicka ett meddelande:
Om du har valt en eller flera mottagare och vill lägga till fler via en användargrupp, klickar du på Grupper och väljer den grupp du vill lägga till. Sedan väljer du antingen att lägga till användarna från gruppen till listan eller ersätta de valda mottagarna med gruppens användare (de tidigare valda mottagarna tas bort och ersätts med gruppens användare).
Denna funktion gäller även när du jobbar med ärenden och protokoll.
Så här ser det ut när du vill använda dig av användargrupperna för medlemmar i ärenden:
Så här ser det ut när du vill använda dig av användargrupperna för medlemmar i protokoll:
