För att skapa en patient/elev behöver du ange patientens/elevens personnummer. Prorenata Journal stödjer registrering för följande länder:
| Land | Personnummer | Kommentar |
| Sverige | ÅÅÅÅMMDD-NNNC | ÅÅÅÅMMDD anger patientens födelsedatum i ordningen år-månad-dag. NNN är ett löpnummer och C är en kontrollsiffra. För att ange ett tillfälligt personnummer, sätt det första tecknet bland de fyra sista tecknen till en bokstav. |
| Finland | DDMMÅÅSNNNC | DDMMÅÅ är födelsedatum i ordningen dag-månad-år. S är en symbol för århundrade. NNN är löpnummer och C är ett kontrolltecken. |
| Danmark |
DDMMÅÅ-NNNC | DDMMÅÅ är födelsedatum i ordningen dag-månad-år. Efter bindestreck följer NNNC (löpnummer och kontrollsiffra). |
| Norge | DDMMÅÅNNNCC | DDMMÅÅ är födelsedatum i ordningen dag-månad-år. NNN är ett löpnummer och CC är är kontrollsiffror. |
| Okänt | ÅÅÅÅMMDDXXX... | ÅÅÅÅMMDD anger patientens födelsedatum i ordningen år-månad-dag. Dessutom kan upp till 10 tecken (siffror eller bokstäver) läggas till. |
Obs! Det händer ibland att patienten/eleven som ska skapas i journalen saknar svenskt personnummer eller inte känner till sitt personnummer. I sådant fall får man ange de första sex siffrorna (= faktisk eller uppskattad födelsedag) samt t ex TF10 (för en man) eller TF00 (för en kvinna) för de fyra sista siffrorna.
Testorganisationsenheten (som bör användas för test och utbildning) kräver test-personnummer som ska innehålla minst en bokstav eller numren 121212-1212 och 101010-1010.